Organisaatiomuisti

Organisaation muisti on tietojen, osaamisen organisaation sisällä. Organisaatiomuisti on käsite tiedonhallinnan puitteissa . Kyse on siitä, mikä on tallennettu tiedon aktivoimalla . Nämä tiedot vastaavat tapahtumia, päätöksiä, malleja. Organisaatiomuisti on siis tämän tiedon säilyttämistä organisaation muistin komponenttien kautta: yksilöt, rakenne ja yrityskulttuuri .

Organisaation muistin eri elementit

Organisaatiomuistista puhuminen tarkoittaa organisaation pitämistä tietojenkäsittelyjärjestelmänä, jolla on antureita hankkiakseen elimiä tietojen manipuloimiseksi, sekä löytää se tarpeen mukaan tallentamalla se laitteisiin. Yrityksen mahdollisesti säilyttämät tiedot ovat:

• tapahtumat: jotka ovat yrityksen ympäristöstä saatuja ärsykkeitä, kuten toimittajan epäonnistuminen tai komponentin hinnan nousu

• päätökset: nämä ovat vastauksia ja reaktioita yrityksen saamiin ärsykkeisiin, kuten komponentin vaihtamiseen hinnankorotuksen yhteydessä tai toimittajan korvaamiseen, kun yritys epäonnistui

• mallit: nämä ovat tulkinta- tai päätösmalleja. Juuri näiden mallien avulla on mahdollista ymmärtää, miksi päätös tehtiin tällaisten tapahtumien aikana.

Siksi organisaation muistin osat, yksilöt, rakenne ja kulttuuri, säilyttävät tämäntyyppisen tiedon.

Ihmiset

Siksi se on organisaation yksilöiden muisti. Yksilöt muistavat havainnot ja kokemukset organisaatiossa. Tämä yksilöllinen muisti voi tallentaa raakatietoja (tapahtuma tapahtuu, sellainen ja tällainen päätös on tehty) tai tiettyjä uskomuksia tai esityksiä, kuten viitemallit, kognitiiviset kartat jne., Joita käytetään niiden tulkintaprosessissa. Tähän sisäiseen muistiin liittyy usein henkilökohtaisten arkistojen tai tiedostojen muodostaminen, jotka satunnaisesti ovat niin monia apumuistoja.

Rakenne

Rakenteesta puhuttaessa on otettava huomioon useita tekijöitä:

• Roolimäärittelyt: Kuhunkin organisaation rooliin liittyy määritelmä, joka ilmaisee "mitä tehdä" sekä minkä käyttäytymisen roolissa olevan henkilön on omaksuttava. Nämä määritelmät sitovat roolin haltijaa ja kaikkia häntä seuraajia, mikä varmistaa käyttäytymisen jatkuvuuden.

• Menettelytavat: Tieto mitä tehdä ja missä olosuhteissa on mitä toimintamenetelmiä käytetään. Se on tärkeä osa organisaation muistia. Siinä määritellään työn suorittamisen säännöt, tapa, jolla tietoa kerätään ja käsitellään, tavoitteet, joita on noudatettava ... Yksilön käyttäytymistä vakiinnuttaa sääntöjen muodossa tapahtuva muistaminen. Nämä menettelyt antavat todellakin mahdollisuuden hallita yksilöitä ja ehdollistaa heidän käsitystään sekä rajoittaa heidän toimintavalintaansa.

• Yhteiset arkistot: Menettelyissä määrätty arkistointi, raportin tai raportin muodossa, asiakastietoja, toimittajia, työntekijöitä, tapahtumia jne. Koskevat tiedostot ovat yhä tärkeämpiä organisaation muistissa. Niiden avulla organisaatio voi seurata tehtyjä päätöksiä tapahtumien ja ympäristövaatimusten edessä.

Kulttuuri

Kulttuuri on mahdollista määritellä tapana, jolla organisaation yksilöt ovat oppineet havaitsemaan, ajattelemaan, tuntemaan ongelmat. Esimerkiksi yritys lähettää työntekijöilleen kultteja, kuten "tieteellisen" kielen, edistyneen tekniikan käyttö; akateemisten arvojen, kuten opinnäytetyöiden tai konferenssijulkaisujen, tunnustaminen. Kulttuurin avulla organisaatiot onnistuvat välittämään tulkintamalleja, jotka ovat vakaita ajan mittaan ja jotka mahdollistavat koordinoinnin. Kaikki tämä on tallennettu rutiineihin sekä eleisiin, usein sanattomina.

Organisaation muistityökalut

Organisaation muistin hyödyntämiseen ja käyttämiseen on olemassa erilaisia ​​työkaluja ja menetelmiä.

Isot kirjaimet

• KADS- menetelmä (tietämyksen hankinta ja dokumentoinnin rakenne). Se on menetelmä, jonka avulla voidaan suunnitella tietojärjestelmä, joka on rakennettu tiedon analysoinnin ja mallinnuksen ympärille. CommonKADS- menetelmä on muunnos tästä.

• MASK- menetelmä (Menetelmä tiedon analysoimiseksi ja jäsentämiseksi)

• On olemassa myös menetelmiä kapitalisoimiseksi alhaalta ylöspäin -lähestymistavalla

1. MEREX- menetelmä (Kokemuksen säännön asettaminen), JC Corbel, 1995
2. REX- menetelmä

Tiedon levittämistyökalut

Saatuaan tiedot voidaan sitten levittää organisaatiossa erilaisilla työkaluilla, kuten:

• Yritysten intranetit .
• Tietoportaalit, kuten yhteistyöportaalit
• RSS -järjestelmät

Huomautuksia ja viitteitä

1. (in) Donald Hislop, Rachelle Bosua ja Remko Helms, tiedonhallintaa organisaatioissa: Kriittinen Introduction , Oxford, Oxford University Press ,2018, 4 th  ed. , 321  Sivumäärä ( ISBN  978-0-19-872401-8 , OCLC  1132388144 , luettu verkossa ) , s.  273.
2. CommonKADS