Arkiston on joukko tietokantoja , jotka sisältävät ”viittaukset”, joka tietojärjestelmä . Selkeä, looginen ja tarkka tietovarasto on yksi tietojärjestelmän hyvän yhteentoimivuuden takeista .
Tietojärjestelmän viitteet luokitellaan yleensä kahteen tyyppiin:
Perustietojen hallinta on esimerkki tietojärjestelmän tietovarastosta yrityksen markkinointitietoja varten.
Se edustaa arkistoa, joka sisältää 3 käsitettä, jotka ovat:
- Tuotetietojen hallinta
- Digitaalinen omaisuuden hallinta (digitaalinen tiedonhallinta)
- sisällönhallintajärjestelmä
Näillä käsitteillä voi olla yksi ja sama tietomalli tai kullakin voi olla oma tietomalli. Toisessa tapauksessa järjestelmien yhteentoimivuus mahdollistaa linkkien luomisen tietomallien välille.
Arkisto on tavallaan tietojärjestelmän selkäranka .
Säännöt, joita sen rakentaminen ja hallinta noudattavat, ovat teoreettisesti puhtaasti loogisia , joten hyvin yksinkertaisia, jos ne ovat hyvin harkittuja.
Projektinhallinnan kannalta vaatimusten arkisto (jota kutsutaan myös vaatimusten arkistoksi) on perusta, jossa kaikki järjestelmälle kootut vaatimukset näkyvät. Arkisto on vaatimusten ainutlaatuinen paikka (master-paikka), joita ei löydy mistään muualta.
Useimmiten projektinhallinnassa tarvittavissa asiakirjoissa on viitattava asiakkaalta ( omistaja , tarvetta tunteva, budjetin määrittelevä) kerättyihin vaatimuksiin ja tähän monissa paikoissa. Kiusaus on silloin vahva "kopioida" tarpeet paikasta toiseen, asiakirjasta toiseen, useimmiten muuttamalla termejä jonkin verran. Referenssikäsite on tämän käytännön vastainen, ja tässä voidaan puhua referenssistä.
Puhumme usein myös metatiedoista , yleensä dokumentointijärjestelmistä. Dokumentointisovellusten ja yritysohjelmistopakettien välisen rajapinnan on perustuttava johdonmukaisiin metatietoihin tai viitetietoihin.
Tietovaraston hyödyntäminen on seuraavaa: