Records Management (tai Liikkeenjohdon asiakirjojen tai dokumenttien hallinnan tai asianhallinta ) on tieto hallintajärjestelmä ja kirjataan orgaaninen - asiakirjat ja tiedot - jotka osoittavat liike (mukaan lukien ammatillinen) numerolla tahansa muodossa.
Ranskankielisessä maailmassa ei ole yksimielisyyttä ilmaisun Records management käännöksestä ja sitä käyttävien kansainvälisten standardien ranskankielisistä versioista, jotka kääntävät asiakirjat asiakirjoiksi, arkistoiduiksi asiakirjoiksi, toimintadokumenteiksi tai dokumentoiduiksi tiedoiksi. Samoin Euroopan unionin tietosuoja- asetuksen (RGPD) ranskankielinen versio kääntää sanan neljällä eri tavalla kontekstista riippuen: tiedostot, arkistot, rekisterit ja tietueet. Yleisesti englanniksi, tosiasiassa, tietueet merkitsevät kaiken tyyppisiä asiakirjoja, mikä näkyy ilmaisuna Public Record Office, joka on jo pitkään nimittänyt Britannian kansallisen arkiston. Yhteydessä arkistohallinnon , sana on saanut oikeudellista merkitystä, mikä tarkoittaa, että sitä sovelletaan vain asiakirjoihin, jotka on validoitu tai kirjattujen ja siis saavuttanut todistusarvo, kun taas ilmaisu arkistojen materiaali on hyväksynyt arkistojen ammattilaisia nimenomaan nimetyn asiakirjoja erikoistuneet palvelut pitävät sitä historiallisia tarkoituksia varten. Tietueiden kääntäminen "nauhoitukseksi", kuten edelleen tehdään liian usein, on siksi virhe.
Arkistodokumenttien hallinta on "johtoalue, joka on vastuussa asiakirjojen luomisen, vastaanottamisen, ylläpidon, käytön ja toimittamisen tehokkaasta ja järjestelmällisestä valvonnasta, mukaan lukien asiakirjan syöttöprosessi. Tietoja ja todisteita liiketoiminnasta ja liiketoimista" . Se koostuu tietyn oikeudellisen arvon omaavien asiakirjojen tunnistamisesta, luokittelusta, arkistoinnista, säilyttämisestä ja joskus tuhoamisesta. Sen tavoitteena on järjestää tehokkaasti ja järjestelmällisesti kaikki asiakirjat tai tiedot, joita yritys voi tarvita toiminnan perustelemiseksi, tavoitteena tietojen jäljitettävyys , eheys, turvallisuus ja kestävyys mutta myös vaatimusten noudattaminen.
ISO määrittelee arkistotietojen olevan " organisaation tai henkilön luomia, vastaanottamia ja ylläpitämiä tietoja todisteina oikeudenkäynneissä, oikeudellisissa velvoitteissa tai liiketoiminnan harjoittamista varten".
Komitea Electronic Records of International Council on Archives määrittelee arkistointiin tallenteita "tietty tieto kirjattu, syntyy, kerätty tai vastaanotettu käynnistämisessä, suorittamisessa tai toiminnon toteuttamiseksi ja joka sisältää sisältöä , konteksti ja rakenne riittää toimittaa todisteita tästä toiminnasta. "
Vaikka arkistotietue tunnistetaan usein tietueeseen sen perinteisessä muodossa, se voi olla sekä aineellinen esine että digitaalinen tieto organisaatiolle. Esimerkiksi toimistoasiakirjat, tietokantojen tai verkkosivustojen tai intranetin sisältö, sovellustiedot ja sähköpostit ovat kaikki arkistodokumentteja.
Asiakirjoille on ominaista:
Heidän elinkaarensa voidaan kuvata seuraavasti:
Johto Records kehitettiin Yhdysvalloissa sen jälkeen toisen maailmansodan . Käsitys oli suosituksi Ranskan arkistonhoitaja Yves PEROTIN vuonna 1960 .
Tavoitteena on taata asiakirjojen olemassaolo ja saatavuus, niiden aitous , luotettavuus ja eheys sekä sallia niiden käyttö.
Usein arkistointijärjestelmä auttaa arkistointimateriaalien arkistoinnissa ja päivittäisessä hallinnassa niiden elinkaaren aikana. Tällainen järjestelmä voi perustua paperiin (esim. Hakemistokortteja käytetään kirjastoissa ) tai tietokonejärjestelmään , kuten GED .
Tämän järjestelmän päätoiminnot ovat:
Vuonna 2005 julkaistun ISO 15489 " Records management " - standardin mukaanLokakuu 2001 ja jonka viimeisin versio on vuodelta 2016, tämä sisältää:
ISO-standardia voidaan täydentää DLM-foorumin nimellä MoReq nimellä julkaistulla kokoelmalla arkistoinnin järjestämistä koskevista vaatimuksista , jonka viimeisin versio julkaistiin vuonna 2011.
ISO 15489 -standardia täydennetään myös kahdella täydentävällä standardilla:
Säilyttäminen aikataulu , jota kutsutaan myös lajittelu taulukko, vahvistetaan ”elinikä” asiakirjojen mukaan oikeudellisia tai historiallista kriteerit. Sitä käytetään määrittämään asiakirjan arvo (ensisijainen tai toissijainen arvo). Asiakirjan ensisijainen arvo on, miksi asiakirjan tuottajan tai haltijan tulisi säilyttää se hallinnollisista, oikeudellisista tai taloudellisista syistä. Toissijainen arvo syntyy asiakirjan historiallisesta mielenkiinnosta.
Arkistoasiakirjojen fyysiseen hallintaan liittyy monenlaisia aloja. Asiakirjat, riippumatta siitä, mitä ne ovat, on luokiteltava ja luetteloitava : se on olennainen perustarve. Heidän henkinen hallintansa edellyttää lisäksi laki-, historia-, tekniikka- ja erilaisten taitojen koordinointia.
Arkistotietojen hallinnan yleiset periaatteet koskevat kaikkia asiakirjamuotoja. Digitaaliset asiakirjat aiheuttavat kuitenkin erityisiä ongelmia. On vaikeampaa varmistaa, että asiakirjojen sisältö, asiayhteys ja rakenne säilytetään ja suojataan, kun asiakirjoilla ei ole fyysistä olemassaoloa.
Toisin kuin arkistoidut paperidokumentit , digitaalisia asiakirjoja ei voida lukea ilman tietokonetta tai muuta konetta. Toiminnalliset kriteerit koskevat tietokonejärjestelmiä, joita voidaan hallita digitaalista arkistotallenteet on antanut Yhdysvaltain puolustusministeriön ( ” DoD 5015,2 ” ( arkisto • Wikiwix • archive.is • Google • Mitä tehdä? ) ), Jonka brittiläinen Kansallinen arkisto [1] ja Euroopan unioni MoReqin ( sähköisten asiakirjojen ja tietueiden hallinnan mallivaatimukset ) kautta.
Kysymyksiä liittyy kykyyn säilyttää, tehdä aina helposti saatavissa olevia ja luettavia digitaalisia asiakirjoja pitkällä aikavälillä. Digitaaliset arkistoasiakirjat ovat luettavissa ohjelmistoversiosta ja tietokonejärjestelmästä . riski johtuu teknologian muutoksen nopeudesta. Paljon tutkimusta tehdään tämän ongelman ratkaisemiseksi. Tietokonearkistojen täydellinen ja integroitu hallinta on merkittävä haaste 90-luvun arkistoijille.
Vuodesta 2005 ja tiukentuneiden säännösten ansiosta yritysten kiinnostus arkistoasiakirjojen hallintaan kasvoi. Vaikka hallituksilla tai laki- ja lääketieteen ammattilaisilla on historiallinen käytäntö järjestää arkistoasiakirjoja, yritysten kirjanpito ei ole kovin standardoitua. Lisäksi skandaalit, kuten Enron Corporation / Arthur Andersen , ja viime aikoina arkistoasiakirjojen tuhoaminen Morgan Stanleyssä ovat herättäneet kiinnostusta yrityksen arkistoasiakirjojen oikeudelliseen hyödyllisyyteen ja oikeudenkäyntien estämiseen. Yhdysvaltojen Sarbanes-Oxley Actin kaltaiset lait ovat saaneet aikaan standardoinnin arkistoasiakirjojen hallintakäytännöissä yrityksissä. Oli lukuisia välistä asiakirjan johtajien ja tietotekniikan asiantuntijoita 1990 vastaamaan paremmin oikeudellisia vaatimuksia ja paremmin ennakoida riskejä.
Yksityisyydestä , tietosuojasta ja henkilöllisyysvarkauksista on tullut tietohallintojen pääpaino. Heidän roolinsa arkistoasiakirjojen suojaamisessa liike-elämässä on usein saanut heidät kiinnittämään huomiota näihin ongelmiin. Tarve varmistaa, ettei henkilötietoja säilytetä sallittua kauemmin, on tehnyt välttämättömäksi laatia säilytysaikataulut, joissa ilmoitetaan ajanjakso, jonka jälkeen arkistoasiakirjat voidaan tai täytyy tuhota.
Ranskassa laki todisteiden on mukautettu lain 2000-230 ja13. maaliskuuta 2000, ja sen täytäntöönpanoasetus (ks . Ranskassa tietotekniikkaa koskeva laki ).
Arkistojenhallintajärjestelmä on tietokoneohjelma (tai ohjelmakokoelma), jota käytetään tietueiden seuraamiseen ja tallentamiseen. Tämä termi eroaa kuvien ottamiseen ja asiakirjojen hallintaan erikoistuneista kuvahallintajärjestelmistä. Arkistointiasiakirjojen hallintajärjestelmät tarjoavat yleensä korkean tason suojauksen ja tarkastustoiminnot, jotka on räätälöity arkistodokumenttien hallinnan tarpeisiin.
Samassa yhteydessä on tarpeen puhua kahdesta tältä osin liittyvästä käsitteestä, jotka ovat EDM (sähköinen asiakirjojen hallinta) ja SAE (sähköinen arkistointijärjestelmä), joista ensimmäinen (EDM) määritellään laitteisto- ja ohjelmistotyökalujen kokoonpanoksi. varmistaa elinkaaren hallinta ja kaikki linkit asiakirjojen käsittelyketjussa. Toinen (SAE) on omistettu organisaation digitaalisten tai digitoitujen asiakirjojen säilyttämiselle.
Yritykset ovat erikoistuneet arkistoasiakirjojen säilyttämiseen paperilla tai sähköisessä muodossa. Ne tarjoavat tiheän ja turvallisen säilytyksen arkistopaperiasiakirjoille ja voivat tarjota erityiset ilmasto-olosuhteet muiden arkaluonteisten materiaalien kuin paperin säilytykselle.