Sähköisten dokumenttien hallinnan ( EDM tai Englanti DMS varten Document Management System tai EDM varten Electronic Document Management ) tarkoittaa prosessia tietokoneen määritellä, suunnitella, valmistaa, järjestää, levittää ja hallita tietoa sekä paperilla asiakirjoja tai sähköisiä asiakirjoja ja sisällä organisaatiossa . Termi EDM tarkoittaa myös ohjelmistoa, joka mahdollistaa tämän dokumenttisisällön hallinnan.
EDM toteuttaa pääasiassa hankintajärjestelmiä (esimerkki käytöstä: paperidokumenttien massa digitalisointi ), indeksointia, luokittelua , tietojen tallentamista , pääsyä (navigointi ja haku) ja asiakirjojen levittämistä. EDM osallistuu siten yhteistyö-, pääoma- ja tietojenvaihtoon. Siinä otetaan huomioon tarve hallita asiakirjoja niiden elinkaaren mukaan luomisesta arkistointiin, mukaan lukien tarkistus, sähköinen hyväksyntä ja eri versioiden hallinta.
EDM-ratkaisut ja -projektit voivat sallia nopean laadun ja kustannusten nousun organisaatioille, olivatpa ne yksityisiä yrityksiä tai hallintoja. Esimerkiksi "tavallisen" laskun dematerialisointiprojektin sijoitetun pääoman tuotto on alle vuosi.
GED: llä on luokittelu- / navigointitoiminnot ja myös hakukone, joka mahdollistaa hallitun sisällön löytämisen näkymien, jäsenneltyjen tai kokotekstihakujen (" kokoteksti ") avulla.
Sähköisessä asiakirjojen hallinnassa on neljä päävaihetta: hankinta, käsittely, varastointi ja levittäminen. Uusien asiakirjojen jakamiseksi tulisi lisätä viides vaihe: suunnittelu.
Kaupan voi toteuttaa:
Paperiasiakirjat voidaan sitten tuhota (joko siksi, että ne eivät kiinnosta asiaa tai koska sähköisten kopioiden todistusarvo on varma) tai arkistoida . Ole kuitenkin varovainen julkisten arkistojen suhteen, mutta asiakirjan sähköinen kopio ei välttämättä salli sen tuhoamista.
Huolimatta tavoista, joilla asiakirja siirtyy hallintajärjestelmään, se voi usein käydä läpi validointiketjun tai työnkulun saadakseen lopullisen version, jonka asianomaiset käyttäjät ovat hyväksyneet. Asiakirjan validointiin liittyvä työnkulku voidaan konfiguroida ja siinä otetaan huomioon järjestelmän käyttäjien käyttöoikeudet ja profiilit; se vaikuttaa useimmiten asiakirjan tilaan, versioon ja näkyvyyteen.
Indeksointi muodostaa asiakirjan ja sen sisällön kuvauksen käytön helpottamiseksi. Asiakirjojen nopea haku on ehtona indeksimallin luomisesta. Me erotamme tässä suhteessa:
Varastointiongelma on väistämätön. Tämän näkökohdan huomiotta jättäminen voi johtaa kriittisiin tilanteisiin. Asiat ovat seuraavat:
Asiakirjoja voidaan jakaa Internetin tai intranetin kautta. Jotkut EDM-ohjelmistotoimittajat tarjoavat ohuen asiakkaan katselun, joka tarjoaa asiakirjojen katselun ja indeksoinnin kokonaan tai osittain verkkoselaimessa . SerdaLAB-tutkimuksen mukaan tietojen saatavuuden parantaminen ja tiedon jakaminen ovat tärkeimmät motivaatiot sähköisessä asiakirjahallintaprojektissa.
Sähköisen asiakirjanhallinnan puitteissa strukturoimattoman sisällön analyysi ( englanninkielinen Sisältöanalytiikka tai Sisältöanalyysi ) antaa mahdollisuuden siirtyä hallinnasta asiakirjojen arvostamiseen. Sisältöanalyysi koostuu siitä, että tästä informaatiomassasta erotetaan ymmärrettävä ja ymmärrettävä tiedon muoto. Sisällön syntaktinen , semanttinen ja morfologinen analyysi ja täsmäytys ovat silloin mahdollisia ottamalla huomioon poikkeusten tunnistaminen. Tämän työn tulos ei olisi kuultavissa ilman sellaisten edustusjärjestelmien toteuttamista, jotka mahdollistavat progressiivisen ja moniulotteisen navigoinnin poimitussa tiedossa. Digitaalisen sisällön analyysin ratkaisut tarjoavat tämän arvon. Asiakirjojen muuttaminen indikaattoreiksi, indikaattorit trendiksi, trendit tilanteiksi, tilanteet päätöksiksi edustavat Content Analytics -markkinoiden haastetta.
EDM on ennen kaikkea (yhteistyöhön perustuvan) työmenetelmän toteuttaminen. Pieni, keskisuuri tai suuri organisaatio, joka tarkastelee EDM: ää vain ohjelmistojen näkökulmasta, saattaa vaarantaa valtavat taloudelliset menetykset. Tämän menetelmän tehokas toteutus takaa EDM-ratkaisun onnistumisen eikä "ainoa" tuote, joka toimii vain "tukena" tälle menetelmälle. Oikean soveltamisen ja tehokkuuden takaamiseksi kaikki EDM-ratkaisut edellyttävät, että käytämme "tuki- ja toteutuspalvelu" -budjettia ohjelmistoinvestointiin.
Vaikka suurin osa yrityksistä, etenkin pk-yrityksistä ja VSE: stä, on edelleen vähän tiedossa, EDM on todellinen taloudellinen kysymys. Se voi parantaa kannattavuutta noin 3-5% (liikevaihdosta) . EDM-kiire johtuu " paperiksi " kutsutun komponentin (käsittely, tuotanto, varastointi, tutkimus jne.) Kustannuksista yrityksessä.
On tärkeää huomata, että erilaisia "säiliöitä" tai lähteitä tietojen jäsentymätön tai puolistrukturoitu tarkoita sitä, että asiat liittyvät GAD monimutkaistuvat. Yritysten on todellakin otettava huomioon kasvava sisällön tai datan määrä verkkosovelluksista , sähköisistä viestijärjestelmistä (pikaviestit tai muut), sähköisistä lomakkeista tai luetteloista, uusista yhteistyösovellusten muodoista, kuten wikit tai blogit , tai jopa "multimedia" -sovelluksista, mukaan lukien videokuvia ja ääntä.
Paperiton (kulku tietovälineen ja paperin sähköiseen välineeseen), on kulmakivi luonnoksen GED. Se esitetään usein etuna peräisin ympäristön kannalta , koska se on tarkoitus vähentää kulutusta ja paperin . Todellisuudessa asiat eivät ole niin yksinkertaisia, koska jos otamme kartoittaa luonnonvaroja kulutetaan ( puu , kun kyseessä on paperin , metallien ollessa kyseessä elektronisten laitteiden ) ja jätteiden tuotetun ( jätettä paperia toisaalta), elektroninen jätettä ) ja edelleen syntyvää paperijätettä, ei ole selvää, että kokonaistulokset olisivat suotuisia materiaalikustannusten kannalta .
Ranskan EDM- ja sisällönhallintamarkkinat olivat vuonna 2008 1,1 miljardia euroa, mikä on 8% enemmän kuin vuonna 2007. Vuonna 2009 integraattoreiden ja IT-palveluyritysten osuus markkinoista oli suurin. 83%, ohjelmistojulkaisijoista 16%. markkinoista ja konsultointiyritysten osuus oli vain 1%.
Markkinat kasvavat edelleen. Global Market Insightsin ennusteiden mukaan sen odotetaan kasvavan yli 15% ja saavuttavan yli 5 miljardia euroa vuonna 2024.
EDM: n alku voidaan nähdä jo 1940- ja 1950-luvuilla .
Vannevar Bush kuvitteli vuonna 1945 Memex- nimisen koneen perustan , mikä mahdollisti multimedia-asiakirjojen arkistoinnin, linkittämisen ja merkitsemisen, EDM- ja hypertekstilinkkien etukäteen määrittelyn . Vuonna 1951 Suzanne Briet loi ensimmäiset perusteet indeksoinnille tuottamalla dokumentaarisia metatietoja: hän jakoi kirjan alkeisempiin yksiköihin ja esitteli käsitteen "toissijaiset asiakirjat" ja "dokumenttien välinen" sisältö. Lisäksi se katsoo, että asiakirja on "esine, joka ilmoittaa aineellisesta muodostaan".
Termi GED esiintyy 1980-luvulla tarkoittamaan kokoelmien painettujen asiakirjojen etsinnän tietokoneistamista. Michael Buckland osoittaa erityisesti tietokoneen vaikutuksen kirjaston hallintaan ja tiedonhakuun.
Ensimmäiset sähköisen asiakirjojen hallintatyökalujen perustelut ilmestyivät 1980-luvun lopulla ja 1990-luvulla.
Vuonna 1995 ensimmäinen EDM: lle kehitetty ohjelmisto oli nimeltään Taurus . Tämä teknisen dokumentaation tarpeisiin luotu dokumenttiohjelmisto on myös erityinen siitä, että se on ollut ensimmäinen ohjelmisto, joka on kehitetty suoraan Windowsissa; aiemmin ohjelmisto kehitettiin MS-DOS: n alla. Sen keksi Jacques Guérin. Yksi suurimmista Taurus-ohjelmiston ansiosta toteutetuista hankkeista koostui Bordeaux'n kaupungintalon siviilirekisterien muodostavien 740 000 asiakirjan digitointista , luokittelusta, varastoinnista ja arkistoinnista. Rekisterien dematerialisointivaihe kesti 6 kuukautta ja maksoi yli 3,5 miljoonaa frangia. Se mahdollisti alkuperäisten asiakirjojen tallentamisen ja näissä rekistereissä olevien tietojen etsimisen parantamisen.
Liikkuvuus on kehityksen ja eriyttämisen akseli sisällönhallinnan julkaisijoille. Ensimmäiset mobiilisisällönhallintaratkaisut ilmestyivät vuonna 2009.
Sisällönhallintaratkaisut integroivat yhä enemmän yhteistyöominaisuuksia, kuten mahdollisuuden luoda yhteisöjä ja vaihtaa tietoja ja asiakirjoja. Kehittäminen paperittoman hallitus on mielenkiintoinen esimerkki liiketoimintaa.
Avoimen lähdekoodin sisällönhallintaratkaisut edustavat edelleen pientä markkinaosuutta . Avoimen lähdekoodin kustantajien kasvu on viisi kertaa suurempi kuin omien julkaisijoiden kasvu.
Uusia suuntauksia on myös etenkin SaaS: n (Software as a Service) alalla, kun esiin tulee tarkempia ratkaisuja, kuten asiakirjojen keruuohjelmistot.
Sisällönhallinnan ammattien ympärillä on ammattilaisten yhdistys: e-Futura (APROGED on asetettu pakolliseen selvitystilaan).
Muut järjestöt ja federaatiot työskentelevät tämän ammattin puolesta: Xplor France, FNTC , FedISA.