Dokumentti elämän syklin tai tiedot elinkaari on käsite dokumenttien hallinnan ja arkistoinnin , joka kuvaa eri vaiheissa olemassa kirjaa, asiakirjojen tai tietojen , tuotannosta tietojen (luomisen tai vastaanotto), kunnes sen lopullinen kohtalo (poistaminen tai pitkä- säilyttäminen muistotarkoituksiin).
Tämän jakson vaiheet eroavat arkistointiperinteiden mukaan.
”Sitovan asiakirjan elinkaari on järjestetty kahden suuren tapahtuman ympärille, jotka muuttavat sen tilaa tai arvoa: validoinnin, joka antaa sille täydellisen sitovan vaikutuksen, ja tapahtuman, joka käynnistää säilytyspäivän päättymisen laskemisen .
"Ennen validointia asiakirja käy usein läpi useita tiloja, jotka ovat yhtä monta paperidokumenttia tai digitaalista tiedostoa, joita on hallittava lopullisen asiakirjan tulisi olla: nimeämissäännöt, versiointi, jakelun hallinta. Muut tapahtumat keskeyttävät arkistoidun asiakirjan käyttöiän: neuvottelut, jotka voivat tuottaa kopioita tästä asiakirjasta, sijaintimuutokset (käyttötiheydestä ja säilytyksen tai käytön kustannuksista riippuen), tekniset siirrot tai palautukset tietojen pilaantumisen jälkeen.
Tietyt ulkoiset tapahtumat voivat johtaa arkistoidun asiakirjan elinkaaren muuttamiseen, esimerkiksi: asiakirjan arvo uudelleenarvioidaan kiistan seurauksena; alkuperäinen tallennusväline tuhoutuu vahingossa ja korvataan kopiolla, josta tulee korvaava kopio. "
Vuodesta näkökulmasta asiakirjahallinnon vaiheet syklin voidaan tiivistää seuraavasti:
Vaiheet määräytyvät tässä määräaikojen perusteella, jotka periaatteessa määräävät tilanteen muuttaneiden asiakirjojen käsittelyn.
Teoria kolme ikää arkistojen erottaa kolme vaihetta tiedotustoiminta:
Tämä teoria paljastettiin ja popularisoitiin Ranskassa Yves Pérotinin toimesta vuonna 1961, minkä jälkeen se otettiin käyttöön muualla ranskankielisessä maailmassa ja useissa Latinalaisessa maassa.
Vuonna Ranskassa , lopullinen arkistot julkishallinnon työntekijöiden ovatko ne paikallisten viranomaisten tai hajautettu valtion palveluita , on siirrettävä osastojen arkistoon maantieteellisen alueen, jossa ne sijaitsevat. Kunnat, joissa on yli 2000 asukasta, voivat luoda tilapäisiä palveluja, joissa ne pitävät kaikkia arkistojaan valtion valvonnassa. Valtion keskushallintojen ja kansallisen lainkäyttövaltaan kuuluvien julkisten laitosten lopulliset arkistot on sijoitettava kansallisiin arkistoihin .
Kolmen ikän sekvenssissä:
Näitä ilmeisiä eroja havainnollistaa alla oleva kaavio, joka kuvaa ranskalaisen ja englanninkielisen maailman käsityseroja ( Marie-Anne Chabinin mukaan ).
Ennen kuin elinkaaren käsite ilmestyy nykyisessä muodossaan, asiakirjaa tarkastellaan kahden kriteerin mukaisesti: ensimmäinen on sen hyödyllisyys hallinnossa. Toinen vastaa sen todistuksen tehtävää. 1940- ja 1950-luvut olivat kolmen aikakauden teorian syntymäpaikka . Arkistojen määrä kasvaa, ja tällä hetkellä kolmen aikakauden teoria on suunniteltu. Käsitteelle on ominaista 70-luvun tiedon käsite. Häntä verrataan Ira A.Pennin elävään olentoon 1980-luvulla.
Tämä elinkaaren eri mallien välinen ristiriita on herättänyt pitkää erimielisyyttä asiakirjojen hallinnan ja arkistoinnin välillä kyseisissä Pohjois-Amerikan piireissä. Tämä johti tietueiden jatkuvuuteen , jota puolustettiin ensimmäisen kerran Jay Athertonin vuonna 1986 julkaisemassa artikkelissa Archivaria- lehdessä otsikolla Elinkaaresta Continuumiin: Jotkut ajatukset arkistojen hallinnasta - Arkistosuhde (du cycle de life on continuum: some ajatuksia asiakirjahallinnan ja arkistojen välisestä suhteesta ).
Sisällön säilyttäminen, erityisesti datan muodossa, tuskin sopii elinkaaren suunnitteluun. Organisaatiota helpottaa siis vaihtoehtoinen malli, tietueiden jatkumo .
Ehdotetaan assosiaatiota postmodernisuuden ja jatkuvuuden ajatuksen välillä. Jatkuvuus ja elinkaari vaikuttavat itse arkistonhoitajan työhön. Kun kirjaa jatkumoa mallia , se ei ole väliä, onko asiakirja on alussa tai lopussa elinkaaren sillä toisin kuin edellisessä mallissa, se on sama ammattilainen, joka on mukana. Opinto-ohjelmia on mukautettava vastaavasti, koska arkistonhoitajan tehtäviin kuuluu nyt asiakirjojen hallinta kaikissa toiminnan vaiheissa. Jatkuvuusperiaatteen kehitys ei täysin syrjäytä Ranskan ja Quebecin kolmen aikakauden teoriaa . Itse asiassa Atlantin molemmin puolin olevat lait sisältävät sen terminologiaan.
Elinkaaren käsitteen luomista kiistoista tietueiden ylläpitäjien ja arkistoijien välillä huolimatta asiakirjojen asteittainen muuttaminen digitaalisiksi asiakirjoiksi on heikentänyt myös elinkaaren "klassista" järjestystä. Yleensä asiakirjojen dematerialisointi merkitsee väliarkistovaiheen tosiasiallista katoamista ja siten tarvetta osoittaa lopullinen kohtalo heti, kun digitaalinen asiakirja luodaan. Lisäksi se monimutkaistaa suuresti asiakirjan eri tiloja sen aktiivisen ajanjakson aikana. Siten eri vaiheet voidaan jakaa alavaiheisiin, jotka voivat myös esiintyä rinnakkain, kuten:
Sieppaa / luo: Sieppaa / luo paperia, sähköpostia, grafiikkatiedostoja, tietokantaa jne.
Tarkastus / validointi: Projekti, arvostelu, ryhmäkatsaus, validointi, lopullinen versio, tarkistettu versio jne.
Julkaisu / levitys: Painettu julkaisu, verkkolähetys, sähköposti, sähköinen media jne.
Tallennus / säilytys: Verkossa, lähilinjassa, offline-tilassa, arkistointi SAE : ssä jne.
Digitalisoinnin elinkaaren seuraukset ovat edelleen paljon keskustelun kohteena.
Arkistoasiakirjan vastuulla on vastata varojen kunnioittamisen periaatteeseen, ja sillä on erityinen velvollisuus olla todistusvoimainen. Toisin sanoen sen alkuperäinen muoto on säilytettävä eikä sitä saa muuttaa koko elinkaarensa ajan. Digitaalinen tekniikka muodostaa kuitenkin haasteen asiakirjojen aitoudelle ja eheydelle, koska se muuntaa asiakirjat huomaamattomiksi ja manipuloitaviksi yksiköiksi. Siksi digitaalisen asiakirjan luonne, joka pidetään manipuloitavien ja manipuloitavien tietojen joukona, heikentää tätä periaatetta. Digitaaliset tiedostot ovat alttiita vioittumiselle, mutta myös kopioinnille helpommin siihen pisteeseen, että alkuperäiset asiakirjat eivät näy. Haasteena on siis estää ja hallita näitä mahdollisia asiakirjan aitouteen kohdistuvia uhkia. Siksi näyttää siltä, että nyt on tarpeen ottaa käyttöön tehokkaat luottamuksellisuus- ja suojausmenetelmät tietojen pääsyn hallitsemiseksi ja niiden luotettavuuden varmistamiseksi. On myös suunniteltava ja valittava todistettu säilytysmalli huolimatta haasteista, joita media, muoto ja tallennuspaikat, kaikki tekniikat, joiden kestävyyttä on vaikea laskea, lisääntyy.
On sanomattakin selvää, että digitaaliset kysymykset eivät koske vain digitaalisia asiakirjoja, vaan myös kaikenlaisia asiakirjoja. Digitaalinen tekniikka vaikuttaa yhä enemmän asiakirjan elinkaaren kaikkiin vaiheisiin, ja se on muuttumassa arkistojen luomisen, jakelun, kuulemisen, käytön ja säilyttämisen suhteen.